Des foules de livres sont sortis à ce sujet. Je me suis inspirée du livre « How to get things done », un classique du genre, mais j’ai ajouté ma touche personnelle avec mes expériences. L’important c’est de trouver sa façon à soi, mais des principes de bases sont bons pour tout le monde. En voici 6 pour se rafraîchir la mémoire :
1- Gardez votre espace de travail propre, en ordre et beau 🧹
Il est important de se discipliner à garder son espace de travail propre et en ordre, c’est-à-dire autant son espace physique (son bureau) que son espace de travail technologique (ses courriels, son bureau, ses fichiers). 📧
Une fois par semaine, je fais mon ménage pour m’assurer que la semaine suivante je commence dans un espace propre. En faire un peu chaque semaine permet que ça soit moins long à chaque fois.
Aussi, je fais un grand ménage une fois par année. Je sors la grosse poubelle et le recyclage ♻️ et je conserve seulement ce qui est vraiment utile ou en cours. Dehors les articles que je voulais lire quand j’aurai le temps ! Si je ne l’ai pas lu, c’est soit que ça ne m’intéresse pas vraiment soit que ça ne soit pas dans mes priorités.
J’aime aussi que mon espace de travail soit beau. ✨ Ça améliore ma créativité et mon bonheur au travail. J’ajoute des plantes, une lumière douce, des crayons de couleur, etc. Pourquoi presque tous les outils de travail sont gris ou noirs ? J’y ajoute de la couleur et le tour est joué !
2- Divisez les gros projets en plus petites tâches
Quand on pense à un nouveau projet et qu’on pense au point d’arrivée, on peut trouver ça très excitant, mais en même temps un peu stressant à cause de l’ampleur de la tâche.
En divisant le projet en de plus petites tâches, on se sent moins envahie. Qui n’aime pas barrer une étape sur sa « to do list » ✔️ ? En tout cas, pour moi, c’est un sentiment d’accomplissement. Je sens que j’avance et ça donne une bouffée d’air. Et, me donner 20 tapes dans le dos plutôt qu’une à la fin, c’est vraiment mieux pour ma motivation.
Quand je commence un nouveau projet d’envergure, je visualise souvent l’objectif final comme si je construisais une maison 🏠, une pierre à la fois. Toutes les pierres sont importantes et il faut un peu de patience pour y arriver, mais j’arrive à construire ma maison.
3- Libérez votre esprit et utilisez les outils à votre disposition
Personnellement, je fonctionne bien avec des listes de tâches que je mets à jour avec tout ce que j’ai à faire ou ce que j’aimerais faire éventuellement. De cette façon, ça permet de libérer notre esprit. À moins que vous soyez adepte invétéré de la pleine conscience, le cerveau a la fâcheuse habitude de tourner en rond si on n’y porte pas attention.
Malgré vous, l’idée que vous aurez eue, si vous ne vous en libérez pas, continuera à être en arrière-pensée et à gruger votre énergie. On ne veut pas oublier l’idée et donc on reste sur le qui-vive sans s’en rendre compte. En l’écrivant, vous libérez votre esprit des choses qui ne sont pas si importantes pour l’instant. Vous avez donc plus d’énergie et d’attention pour les choses qui sont d’actualité.
Y a-t-il quelque chose de plus frustrant que d’aller faire une commission et de se rendre compte qu’on a oublié quelque chose et qu’on devra y retourner ? J’ai tellement l’impression que j’ai perdu mon temps. Pour remédier à la situation, j’utilise l’application Trello qui peut être téléchargée sur son téléphone. Dans l’application, je peux faire des listes par catégorie de choses à ne pas oublier. Je fais des tableaux pour quand je vais à l’épicerie, à la quincaillerie, chez ma mère, chez moi, au bureau, etc. Ensuite, quand j’ai une idée ou que je pense à quelque chose à faire et à ne pas oublier, je l’inscris dans la catégorie appropriée. De cette façon, j’oublie moins de choses et j'ai l'esprit tranquille. Ce n’est pas infaillible et ça arrive que je ne sois pas disciplinée, mais ça fonctionne bien quand on l’applique.
4- Utilisez le temps partout où vous allez
Le fait de faire des listes dans Trello permet aussi d’utiliser tout le temps que vous avez entre les mains. Ça s’applique moins avec la pandémie, mais quand vous êtes dans le métro, le train, les transports en commun ou quand vous êtes en transit quelque part, vous avez du temps que vous pouvez utiliser pour certaines tâches. Quelquefois, c’est bien de ne rien faire et prendre une pause. Par contre, si vous avez l’impression de manquer de temps, vous pouvez récupérer ces moments en faisant des listes qui peuvent être faites dans ces moments. Par exemple, faire un téléphone, écrire des idées de blogues, etc.
Un autre truc qui m’a beaucoup aidé est de faire les tâches qui prennent seulement 2 minutes tout de suite. Je mets toutes les choses non urgentes dans une pile et je me bloque du temps pour passer à travers ma pile. Si vous pensez que la tâche peut être terminée en seulement 2 minutes, faites-là tout de suite. Par exemple, payer une facture, répondre à un courriel, appeler quelqu’un. Si c’est une tâche qui demande de la réflexion ou un certain travail, planifiez-là dans votre calendrier 📅 selon les priorités. J’ai l’impression que ça me permet d’être plus concentré au bon moment et de ne pas trop laisser trainer des tâches. Essayez-le, ça vaut la peine.
5- Faites une chose à la fois
C’est prouvé que faire plusieurs tâches à la fois n’est pas bon pour la productivité.
Désolée les filles, faire tout en même temps, c’est fini ! Ce n’est pas parce qu’on a la possibilité de faire plusieurs tâches à la fois que c’est forcément bon. Se mettre dans sa zone pour se concentrer, ça prend un petit bout de temps alors si l’on fait 10 choses à la fois, ce n’est pas idéal parce qu’on a de la difficulté à se concentrer. À chaque fois qu’on change de centre d’attention, il faut se recentrer et on avance lentement. Alors, concentrez-vous sur une tâche pour 20-25 minutes et forcez-vous à ne pas faire autre chose pendant ce temps. J’aime bien utiliser un minuteur sur mon ordinateur ou le site Internet Noisli en mettant un minuteur de 25 minutes. Après 25 minutes, l’alarme sonne. Je m’efforce donc de me concentrer tout ce temps sur ma tâche. Entre chaque 25 minutes, je me permets 5 minutes de marche pour me prendre un verre d’eau ou faire un tour dehors.
Ça me permet d’être vraiment productive et d’avancer plus que si j’essaie de faire trop de choses en même temps. Ça m’empêche aussi de perdre du temps. Par exemple, en voulait faire une publication sur Facebook, j’accroche sur une autre publication et je ne me souvenais plus ce que je voulais faire. Quelle perte de temps !
6- Soyez réaliste et indulgent envers vous-mêmes
Je termine avec le plus important : être réaliste et indulgent avec soi-même. On n’est pas des ordinateurs, on a des hauts et des bas, et donc il y a des jours où l’on est moins productif. Dehors la culpabilité et la pression négative envers nous-mêmes. On a assez des médias sociaux qui nous font la morale jour et soir. Récompensez-vous quand vous faites de bons coups et pardonnez-vous quand vous auriez pu faire mieux. Faites de votre mieux et ne soyez pas votre propre bourreau. ❤️
Estimez le chemin que vous parcourez et faites des expériences pour trouver ce qui vous convient le mieux.
Bonne productivité !
Catherine,
Centre d'affaires Nobert